Membership menjawab “apa yang boleh diakses member?”, sedangkan booking menjawab “apakah member punya tempat pada waktu tertentu?”. Member aktif belum otomatis terdaftar di kelas berkapasitas terbatas.
Hak akses dan kapasitas berbeda
Membership atau paket menentukan jumlah kelas, periode berlaku, jenis layanan, dan aturan penggunaan. Sistem booking memeriksa hak tersebut ketika member memilih kelas, lalu mengurangi kapasitas setelah tempat terkonfirmasi.
Tentukan kapan sesi dipotong: saat booking, check-in, atau kelas selesai. Apa yang terjadi jika member membatalkan tepat waktu atau no-show? Kebijakan harus dijelaskan sebelum pembelian.
Uji koneksi kedua sistem
Coba pembatalan, reschedule, paket kedaluwarsa, dan perubahan kelas. Hindari memotong kredit dua kali atau membiarkan booking tanpa hak valid saat sinkronisasi gagal.
Tim perlu tahu sistem mana yang menjadi acuan untuk saldo dan mana yang menjadi acuan untuk tempat. Riwayat perubahan membantu menangani pengecualian tanpa sekadar mengganti angka akhir.
Buat prosedur ketika saldo tidak sinkron. Front desk perlu dapat menahan booking tanpa langsung memotong ulang kredit, lalu meneruskannya kepada staf yang berwenang. Keputusan manual harus meninggalkan catatan.
Audit beberapa transaksi paket dan booking pada minggu pertama integrasi. Masalah kecil lebih mudah diperbaiki sebelum menjadi pola yang memengaruhi banyak member.
Tampilkan riwayat saldo yang dapat dijelaskan front desk. Member tidak seharusnya menerima jawaban “angka dari sistem” ketika menanyakan kenapa satu sesi berkurang.
Batasi koreksi saldo pada staf yang berwenang dan wajibkan alasan singkat agar riwayatnya dapat dijelaskan.
Arion membantu sisi booking dan jadwal; cakupan membership bergantung pada setup studio. Pelajari manajemen paket kelas Pilates.
